Lịch phòng
🎯 Mục đích
Giúp nhân viên lễ tân dễ dàng theo dõi, quản lý tình trạng đặt phòng, check-in, check-out của khách trong tuần hoặc tháng một cách trực quan bằng giao diện lịch kéo thả tiện lợi.
🪜 Các bước thực hiện
Bước 1: Truy cập tính năng "Lịch phòng"
Truy cập menu Lễ tân → Lịch phòng trên thanh điều hướng bên trái.
Tại đây sẽ hiển thị lịch theo dạng Ngày - Tuần - Tháng, cho phép bạn dễ dàng chọn ngày, xem các phòng đã đặt, chưa đặt, đã nhận phòng, đã trả phòng hoặc khách không đến. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc như:
Điểm bán (Khách sạn hoặc du thuyền)
Ngày lưu trú
Tìm kiếm khách hàng/đại lý
Mã Booking
Bước 2: Giao diện hiển thị lịch phòng
Giao diện sẽ chia làm 2 khu vực:
Cột dọc (bên trái): Danh sách các loại phòng (VD: Deluxe Room, Executive Suite...)
Hàng ngang (phía trên): Các ngày trong tuần/tháng
Phần chính giữa: Thể hiện các booking đã được tạo theo từng phòng, từng ngày
Mỗi booking sẽ thể hiện:
Tên công ty (ví dụ: The Eyes Travel, Green Pearl, Vin Travel…)
Họ tên khách hàng
Số điện thoại (nếu có)
Thời gian lưu trú (số đêm)
📌 Màu sắc thể hiện trạng thái booking:
🟡 Chưa nhận phòng
🟢 Đã nhận phòng
🔵 Đã trả phòng
🔴 Không đến
Bước 3: Tương tác với lịch phòng
Lễ tân có thể thực hiện các thao tác như:
👆 Click vào từng booking để xem chi tiết, chỉnh sửa thông tin khách
Giúp lễ tân cập nhật hoặc điều chỉnh nhanh các thông tin liên quan đến khách hàng đã đặt phòng trực tiếp từ giao diện "Lịch phòng".
Bước 1: Truy cập lịch phòng
Vào menu Lễ tân → Lịch phòng
Bước 2: Chọn booking muốn chỉnh sửa
Tại giao diện lịch, tìm đến ngày và phòng có chứa booking.
Nhấn chuột vào khối màu thể hiện booking (ví dụ: màu vàng - chưa nhận phòng).
Bước 3: Mở giao diện chi tiết booking
Sau khi click, hệ thống sẽ mở pop-up hoặc điều hướng đến trang chi tiết booking.
Tại đây bạn có thể:
Thay đổi thông tin khách (tên, SĐT, CMND...)
Cập nhật đại lý/đơn vị đặt phòng
Thay đổi số đêm lưu trú
Ghi chú đặc biệt
Bước 4: Lưu thông tin
Nhấn Lưu để hoàn tất quá trình cập nhật
➕ Nhấn nút Thêm mới (góc trên bên phải) để tạo booking mới
- Nhấn nút “+ Thêm mới
Nút + Thêm mới nằm ở góc trên bên phải của màn hình.
Sau khi nhấn, hệ thống sẽ mở giao diện tạo booking mới.
Nhập thông tin khách hàng & booking
Tại giao diện tạo booking, nhập đầy đủ các trường thông tin:
Trường thông tinMô tả🧍 Họ tên khách
Nhập họ tên đầy đủ của khách
☎️ Số điện thoại
Nhập đúng định dạng (VD: +84...)
🛳️ Đại lý/Đơn vị đặt tour
Chọn đơn vị liên kết (nếu có)
🛌 Loại phòng
Chọn hạng phòng (Deluxe, Suite...)
🔢 Số phòng
Chọn phòng cụ thể nếu đã xác định
📅 Ngày nhận - ngày trả
Chọn ngày check-in và check-out
📝 Ghi chú
(Tùy chọn) Các yêu cầu đặc biệt
Sau khi hoàn tất, nhấn nút Lưu để hệ thống ghi nhận Booking.
Booking mới sẽ hiển thị ngay trên giao diện Lịch phòng với trạng thái Chưa nhận phòng (màu vàng).
📌 Lưu ý khi tạo booking:
Không thể tạo trùng phòng nếu đã có booking trùng thời gian.
Có thể để trống “số phòng” nếu muốn hệ thống xếp phòng sau.
Nên chọn đúng loại du thuyền trước khi tạo booking để lọc đúng danh sách phòng.
Nếu chưa có đủ thông tin khách, bạn vẫn có thể tạo trước booking với trạng thái "Chưa đủ thông tin" rồi cập nhật sau.
Dùng chức năng lọc theo đại lý để kiểm tra số lượng booking đã tạo theo từng đơn vị.
🔍 Dùng thanh tìm kiếm để tra cứu thông tin nhanh theo mã booking hoặc tên khách
Trên thanh công cụ ở đầu giao diện, bạn sẽ thấy ô "Tìm kiếm khách hàng, đại lý" và "Mã Booking" như hình minh họa:
🔎 Ô tìm kiếm nằm cạnh bộ lọc ngày và loại du thuyền.
Bạn có thể nhập một trong các thông tin sau:
Tên khách hàng (VD: Nguyễn Văn A)
Tên đại lý (VD: Nhat Khang Travel)
Mã Booking (VD: BK05008)
➡️ Hệ thống sẽ lọc và hiển thị các Booking liên quan, nổi bật ngay trên giao diện lịch phòng.
Sau khi lọc, bạn có thể click trực tiếp vào booking được hiển thị để:
Xem chi tiết thông tin
Chỉnh sửa thông tin khách
Xác nhận tình trạng nhận phòng, trả phòng...
📌 Lưu ý:
Nên gõ đúng hoặc gần đúng tên khách/mã booking để hệ thống nhận diện nhanh hơn.
Booking sẽ chỉ hiển thị nếu nằm trong phạm vi ngày được chọn (ví dụ: tuần này/tháng này).
Dùng kết hợp bộ lọc Ngày lưu trú để giới hạn kết quả tìm kiếm chính xác hơn.
Gõ ký tự đầu tiên để hệ thống gợi ý tên khách, tiết kiệm thời gian.
📅 Chuyển ngày/lịch tuần - tháng để quản lý tổng thể
Giúp người dùng linh hoạt trong việc quan sát lịch phòng theo từng phạm vi thời gian, thuận tiện cho việc quản lý và điều phối phòng theo thời gian dài/ngắn hạn.
Sử dụng nút chuyển đổi chế độ xem
Ở góc trên bên phải của lịch, có 3 tùy chọn:
Ngày
Tuần
Tháng
Nhấn Tuần để xem chi tiết từng ngày trong tuần hiện tại (dễ quản lý khách từng ngày)
Nhấn Tháng để có cái nhìn tổng quát toàn bộ tháng (phù hợp để lập kế hoạch phòng dài hạn)
✅ Mẹo nhanh:
Dùng mũi tên trái/phải để chuyển tuần hoặc tháng tiếp theo/trước
Dùng nút Hôm nay để quay lại ngày hiện tại
Chuyển trạng thái buồng phòng sang “SẠCH”
Giúp bộ phận lễ tân hoặc buồng phòng dễ dàng cập nhật trạng thái vệ sinh phòng, từ đó hỗ trợ việc sắp xếp khách mới nhanh chóng và chính xác.
Xác định phòng cần cập nhật trạng thái
Tìm đến phòng đã được trả phòng (trạng thái màu xanh dương – "Đã trả phòng")
Thường các phòng này đang chờ dọn dẹp để đón khách mới
Thay đổi trạng thái phòng
Nhấn vào biểu tượng cây chổi 🧹 hoặc biểu tượng tương ứng bên cạnh phòng
Hệ thống sẽ hiển thị popup xác nhận:
❓ Xác nhận! Chuyển trạng thái buồng phòng sang SẠCH?
Xác nhận hành động
Nhấn "Đồng ý" để cập nhật trạng thái phòng ➡️ Khi cập nhật thành công:
Phòng sẽ không còn hiển thị trạng thái "cần dọn"
Nếu chọn "Hủy", hệ thống sẽ không thay đổi trạng thái phòng
📌 Lưu ý:
Chức năng này thường chỉ có quyền thao tác với lễ tân hoặc nhân viên buồng phòng có phân quyền phù hợp
Trạng thái “SẠCH” giúp hệ thống hiểu phòng đã sẵn sàng cho khách mới
📌 Ghi chú
Mỗi phòng sẽ chỉ có thể nhận một booking tại cùng một thời điểm.
Những booking chưa sắp xếp phòng sẽ hiển thị ở phần “Chưa xếp phòng”.
🧠 Mẹo sử dụng hiệu quả:
Sử dụng bộ lọc theo loại du thuyền để giảm tải thông tin hiển thị
Click trực tiếp vào lịch để thao tác nhanh thay vì truy cập từ danh sách
🔚 Kết luận
Tính năng Lịch phòng giúp quản lý tình trạng đặt phòng nhanh chóng, trực quan và dễ dàng theo dõi theo ngày – tuần – tháng, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận lễ tân tại mỗi cơ sở.
Last updated