Quy trình nghiệp vụ

🎯 1. Mục tiêu

Quy trình này mô tả toàn bộ luồng hoạt động của hệ thống, từ khâu tiếp nhận khách hàng đến ghi nhận doanh thu, chi phí và lợi nhuận, đảm bảo dữ liệu xuyên suốt, đồng bộ và kiểm soát được toàn bộ chuỗi vận hành.

---

🧩 2. Cấu trúc tổng quan

Hệ thống bao gồm các phân hệ nghiệp vụ chính:

Nhóm phân hệ	Vai trò chính
CRM	Quản lý khách hàng, lưu lịch sử chăm sóc.
SALES	Báo giá, xử lý yêu cầu và tạo booking.
BOOKING	Quản lý đặt chỗ (doanh thu booking).
OP/ POS	Kế hoạch vận hành, doanh thu bán hàng tại điểm.
NHÂN SỰ	Quản lý hồ sơ, phân ca, chấm công, tính lương.
KHO	Kiểm kê, xuất/nhập kho, quản lý vật tư.
MUA HÀNG	Đề xuất, tìm NCC, báo giá, nhập vật tư.
TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN	Thu – Chi – Lợi nhuận – Thuế.

---

🔄 3. Mô tả dòng nghiệp vụ

Bước 1 – Tiếp nhận & báo giá

• CRM lưu thông tin khách hàng, nhu cầu, lịch sử liên hệ.

• Sales Operation (SALES) tạo Báo giá theo yêu cầu.

• Khi khách xác nhận → chuyển thành Booking Confirmation.

---

Bước 2 – Tạo Booking

• Từ báo giá được duyệt, nhân viên tạo Booking (đặt chỗ).

• Booking xác định doanh thu dự kiến và chi tiết hành trình.

• Sau khi xác nhận, Booking gửi thông tin sang OP (vận hành) để lập kế hoạch.

📈 Kết quả: sinh ra Doanh thu Booking.

---

Bước 3 – Lập kế hoạch vận hành (OP)

• Bộ phận vận hành tạo Kế hoạch chuyến và nhu cầu nhân sự, vật tư.

• Các nhu cầu này được gửi đến:

  • HR để phân ca, bố trí nhân sự.

  • Kho / Mua hàng để chuẩn bị vật tư, hàng hóa.

⚙️ Đầu ra: Nhu cầu vật tư → POS / Kho.

---

Bước 4 – Bán hàng tại điểm (POS)

• Trong ngày vận hành, POS ghi nhận doanh thu thực tế bán hàng (đồ uống, dịch vụ, vé...).

• POS kết nối với Booking để đối chiếu doanh thu.

• Dữ liệu này gửi sang Tài chính – Kế toán để hạch toán.

💰 Kết quả: sinh ra Doanh thu POS.

---

Bước 5 – Quản lý nhân sự và lương

• HR quản lý:

  • Tuyển dụng, hồ sơ, đào tạo.

  • Phân ca, chấm công.

  • Tính lương (C&B) → tạo Bảng lương.

• Bảng lương chuyển sang Kế toán để ghi nhận chi phí nhân công.

---

Bước 6 – Quản lý kho & vật tư

• Kho kiểm kê tồn kho, xuất/nhập vật tư:

  • Xuất kho cho POS hoặc theo đơn hàng vận hành.

  • Nhập kho khi có hàng về.

• Khi phát sinh thiếu hàng → gửi Đề xuất mua vật tư sang Mua hàng.

---

Bước 7 – Mua hàng

• Mua hàng xử lý các đề xuất từ Vận hành hoặc Kho:

  • Tìm nhà cung cấp (NCC).

  • Nhận báo giá.

  • Tạo đơn mua → Nhập kho khi hàng về.

• Phát sinh Hóa đơn mua hàng → sang Tài chính – Kế toán để ghi chi phí.

---

Bước 8 – Tài chính – Kế toán

• Ghi nhận toàn bộ:

  • Doanh thu từ Booking & POS.

  • Chi phí từ lương, mua hàng, thuế.

  • Chứng từ thu/chi, công nợ.

• Tính Lợi nhuận, lập báo cáo thuế và tài chính tổng hợp.

---

📊 4. Kết quả hệ thống

Mảng nghiệp vụ	Kết quả đầu ra
Booking	Doanh thu đặt chỗ
POS	Doanh thu bán hàng
Kho / Mua hàng	Giá vốn hàng hóa
Nhân sự	Chi phí nhân công
Tài chính – Kế toán	Lợi nhuận, công nợ

---

🧠 5. Mối liên kết dữ liệu

Toàn hệ thống sử dụng chung mã đơn vị, mã chứng từ, mã POS và mã nhân viên, đảm bảo:

• Dữ liệu đồng nhất giữa các phân hệ.

• Truy xuất ngược nguồn gốc của mọi giao dịch.

• Tự động tổng hợp doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo ngày / kỳ / đơn vị.